Sinaptic ed Asana: ecco come utilizziamo il tool per la gestione dei progetti

Gestire lavoro, scadenze e team per ogni progetto può trasformarsi in un incubo se non si utilizzano gli strumenti di lavoro giusti

Sinaptic ha scelto di utilizzare le Google Apps (Gmail, Drive, Calendar, ecc…) per tutto ciò che riguarda la comunicazione verso l’esterno e la produzione e gestione della documentazione. Per tutto ciò che concerne i processi interni e l’organizzazione dei progetti utilizziamo inoltre Asana.

Asana permette di suddividere ogni progetto in tanti task, da assegnare ai singoli membri del Team e di rendere meno frenetici e confusionari anche i progetti più complessi, garantendo sempre massima chiarezza con il cliente.

Come è organizzato Asana

Se sei un appassionato di yoga, il termine asana ti rimanderà subito alle diverse posizioni che si possono assumere in questa disciplina, ma non siamo in un blog di salute e benessere 🙂
Questo strumento gratuito è davvero ben strutturato adatto alla gestione condivisa dei progetti.

La struttura di Asana prevede diversi livelli:

1. Organizzazione

2. Team

3. Progetti

4. Task

Un’organizzazione (un’azienda) può avere diversi team al suo interno, che può gestire diversi progetti; ciascun progetto è composto da più task.

Ognuno si organizza come preferisce, in Sinaptic utilizziamo questo metodo: creiamo un team per ogni organizzazione (siamo in realtà 3 aziende separate) e poi creiamo un Progetto per ogni cliente.

Una volta creato il progetto, assegnamo un colore per distinguerlo dagli altri e invitare i vari membri che devono prenderne parte (proprio come vedi nella schermata qui sotto). Ciascuno di loro riceverà una notifica email.

Dopo aver definito progetto e team, alla mano il preventivo approvato e firmato dal cliente, il responsabile del progetto inizia ad inserire i singoli task.

I task: la chiave del successo

Il Task è alla base dell’organizzazione di asana e del lavoro: in pratica andiamo a spezzettare il progetto in tanti piccoli compiti, come un’azione da fare, un’idea da proporre, un’attività da assegnare a qualcuno, una telefonata da ricordare.

Una volta definiti quindi i compiti, l’organizzatore assegna i task, cui può aggiungere una due date e anche un due time.

Inoltre per progetti ricorrenti possiamo creare una serie di task di base, che potremo semplicemente ricopiare in un nuovo progetto.

Per noi questo è molto utile ad esempio quando il preventivo riguarda la realizzazione di un nuovo sito web, che prevede una serie di attività molto simili, indipendentemente dal cliente; nel copiare i task è possibile mantenere anche le assegnazioni.

All’interno del task è possibile rilasciare commenti, taggare altri membri del team o dare segnalazione di apprezzamento con un cuore, come succede nei più famosi social network.

Una volta conclusa l’attività del task, l’incaricato può chiuderlo ed in questo modo Asana ti permette di avere sempre ben chiaro il carico di lavoro dei tuoi colleghi. Capirai che per un responsabile di progetto si tratta di un grande aiuto 🙂

 

 

Utilizzare uno strumento come Asana ci permette di essere sempre tutti informati su come stanno andando i progetti e quindi saper cosa rispondere al cliente, in qualsiasi situazione, indipendentemente dal fatto che i nostri colleghi siano o meno presenti e reperibili quando ci viene fatta una domanda.

E’ molto utile anche per mandare la situazione di stato di avanzamento lavori o per sollecitare eventuali ritardi.

Ve lo consigliamo? Assolutamente si!

Simona Bigazzi About the author

Project Manager e Web Marketing Strategist Google AdWords Certified Partner